Signer un document au format PDF permet à une personne de signer électroniquement le document sans se déplacer. Ce type de signature est utilisé de manière très courante, car le logiciel d'édition d'un fichier PDF permet notamment d'ajouter un petit espace pour mettre la signature de ceux-ci.
Comment choisir son système de signature ?
Il est tout à fait possible de demander un logiciel de création de PDF spécialisé, couramment utilisé et qui permet essentiellement d'ajouter l'encart dédié à la signature d'un document. Lorsque le PDF est ouvert, le lecteur a la possibilité de signer électroniquement. Le souci est que, contrairement à la solution proposée par une plateforme par exemple, une signature accessible sur le PDF peut également être falsifiée, l'identité du signataire n'est donc pas vérifiée. Il est donc conseillé de privilégier un dispositif qui non seulement vérifie soigneusement l'identité du signataire, mais qui garantit également que le document ne pourra pas être falsifié après sa signature.
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Comment insérer une signature électronique bien sécurisée dans un PDF ?
Si vous souhaitez choisir un dispositif de signature conforme à eIDAS et bien sécurisé, il est possible de l'insérer dans un PDF existant pour proposer ensuite la signature à son destinataire. En fonction du dispositif choisi, il est quelque peu recommandé de suivre une procédure. Il faut alors commencer par télécharger son document PDF par la transaction sur une plateforme proposée par un dispositif de signature électronique. Ensuite, c'est l'identité des destinataires du PDF qui devront le signer qui doit être renseignée avec toutes les informations utiles : nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone.
Quels sont les détails à prendre en compte ?
Il est également possible de choisir une zone visuelle où apposer la signature, le plus souvent sur la dernière page, juste après les détails de votre document. Toutes les informations peuvent être vérifiées et l'ensemble peut être validé avant de l'envoyer aux signataires. Depuis une plateforme, vous pourrez suivre la collecte des signatures des différents destinataires à l'aide d'un tableau de bord. Ils seront alors avertis par un e-mail que le document en ligne est à leur disposition et qu'il faut le lire et le signer s'ils sont d'accord. Un e-mail de confirmation est ensuite envoyé au propriétaire du document pour lui indiquer que le signataire a bien signé le PDF.