Si la dématérialisation des données présente bien de nombreux avantages pour gérer les informations d’une société, elle est souvent risquée. Parmi les données les plus importantes se trouvent les contrats en version numérique. L’entreprise doit alors trouver les meilleures solutions pour les sécuriser et les protéger des éventuelles tentatives de vol ou de piratage.
Protéger les ordinateurs et ses outils avant la dématérialisation des données
Pour sécuriser les données numériques de votre entreprise, il est en premier lieu nécessaire de prendre des précautions d’usage pour les ordinateurs et les outils utilisés en interne. Pour ce faire, il convient d’installer des filtres anti-hameçonnage et des antivirus mis à jour. Ces outils constituent notamment la base de la protection de vos données numériques. Dans l’idéal, il vous est conseillé d’utiliser un ordinateur différent pour un usage personnel et professionnel. Par ailleurs, si vos données sont réparties sur plusieurs ordinateurs, veuillez prendre le temps de les enregistrer dans un poste central qui dispose d’un antivirus puissant et d’un mot de passe actualisé régulièrement.
Bien choisir les mots de passe
Pour renforcer la protection de vos données dématérialisées, il vous est conseillé aussi de choisir des mots de passe différents et compliqués pour les usages basiques. Dans ce contexte, il vous suffit de choisir des mots de passe spécifique aux données de l’entreprise, aux sites sensibles et aux données personnelles du dirigeant d’entreprise. Le mot de passe idéal contient en moyenne huit caractères de différents types.
Aussi, évitez à tout moment d’utiliser des mots de passe ayant un rapport avec des informations de base comme des dates ou des noms. Le changement régulier du code d’accès et l’analyse des outils afin de limiter les tentatives de connexions sont des pratiques à ne surtout pas négliger dans le cadre de la gestion des données numériques.
Mettre en place une charte informatique
Le chef d’entreprise doit également veiller à réduire les failles au sein de la société. Cela passe par exemple par l’information des employés. Dans ce contexte, vous pouvez édicter une charte mentionnant les choses permises et celles interdites à l’intérieur de votre organisation. Il vous est aussi conseillé de nommer un collaborateur chargé de la protection des données informatiques de votre entreprise.
Dans ce sens, l’idée consiste à engager un professionnel qui puisse réaliser des inventaires des logiciels, des outils, de l’accès et des problèmes éventuels. Mis à part cela, il est également indispensable de sécuriser l’accès à tous les objets connectés utilisés au sein de votre boîte. Il en va de même pour votre connexion internet en interne. Pour ce faire, vous pouvez par exemple utiliser un code ou bien sectoriser les accès.