Qui n’a jamais entendu parler de la signature électronique ? Innovant, intéressant et fiable, ce procédé fait désormais partie des éléments à prendre en compte dans le monde du numérique. Seulement, pour ceux qui ne connaissent pas cette trouvaille, cerner son utilisation et ses avantages peut être ardu. Pourtant, aujourd’hui, bon nombre de particuliers et d’entreprises ne jurent plus que par ce procédé. Mais qu'est-ce qu'une signature numérique au juste ? Comment fonctionne-t-elle et dans quels genres de situation l’employer ?
La signature électronique en quelques lignes
De plus en plus plébiscitée par les entreprises, la signature numérique est une véritable innovation dans le domaine du digital. Mais comment définit-on la signature électronique ? À quoi peut-elle servir ? Ces questions reviennent très souvent quand une personne est appelée à procéder à une signature électronique. Contrairement à ce que beaucoup pensent, ce processus ne consiste pas vraiment à scanner une signature ou la poser sur un appareil électronique. En fait, cette dernière consiste à transposer sa signature manuscrite dans le monde numérique. Elle permet à la personne qui l’utilise de garantir son intégrité, son identité et l’origine du document qu’elle signe. Par ailleurs, la signature numérique a une valeur légale similaire à l’habituelle signature numérique.
En somme, la signature électronique est vue comme une sorte de procédé juridique et une méthode qui permet à certains individus de confirmer leur acquiescement et leur consentement devant des dossiers numériques. Ceci dit, ce n’est pas une image, ni un simple gribouillage. C’est une solution irréfutable qui se doit de respecter les conditions et les normes imposées par les autorités européennes et françaises. D’autant plus que cet outil est totalement fiable jusqu’à preuve du contraire. En général, les matériels utilisés pour confirmer une signature électronique sont nombreux. Habituellement, il s’agit de certificats numériques appuyés par divers supports. Des supports qui permettent de reconnaître et d’assurer la valeur juridique d’un dossier. Néanmoins, il est important de savoir que la signature dite « virtuelle » ne ressemble pas exactement à une signature écrite. En effet, derrière le prénom et le nom de l’intéressé, on peut trouver une série de nombres. Des chiffres qui sont reliés à un individu en particulier et un fichier.
Signature électronique : comment cela fonctionne ?
De quelle façon procéder à une signature électronique ? Généralement, lorsqu’une personne signe un document électroniquement, celle-ci reçoit un lien via son email ou bien un hyperlien permettant d’accéder directement à la page où se trouve le document concerné. Après avoir cliqué sur ce lien vient le moment du consentement éclairé ou du recueillement du consentement. Dans ce genre de cas, c’est le PSCo ou le Prestataire de Services de Confiance qui s’assure que la concernée a parfaitement pris en connaissance le contenu du dossier à parapher. Ce cap est réalisé et formalisé sous forme de cases qu’il faut cocher.
Une fois fait, la concernée doit s’authentifier via un code envoyé par SMS. À noter que suivre ces étapes est indispensable vu que sans elles, il sera impossible de s’identifier. À l’issue des procédures et une fois que les antagonistes ont effectué la signature, cette dernière obtiendra ses documents par courrier électronique ou sur un espace client.
Les documents qu’on peut signer de façon légale avec une signature numérique sont nombreux. Cela prend en compte divers secteurs tels que : les ressources humaines, l’immobilier, le domaine bancaire, le juridique ainsi que l’assurance. Ainsi, les états des lieux, les devis, les baux de location, les mandats SEPA, le contrat de travail… tous ces documents sont parfaitement associables avec la signature numérique. Bien évidemment, cette liste n’est pas complète vu que le champ de prédilection de cette dernière est très large.
Signature électronique : quid du côté juridique ?
Outre le fait de signer des dossiers sans pour autant être présent sur les lieux, la signature électronique est aussi l’assurance que l’individu qui paraphe n’est pas un arnaqueur. Il faut savoir que les lois européennes et françaises se sont chargées de cadrer l’utilisation de la signature numérique. Cela est mentionné dans la loi du 23 juillet 2014 réglementée par la prescription elDAS. Celui-ci a pour objectif de mettre en confiance la population face à l’utilisation des transactions électroniques. Plus exactement, dans le milieu du marché intérieur.
En général, la loi européenne est reconnue comme étant la plus stricte au monde. Pour être attestés, les organismes qui fournissent ce type de service se doivent de suivre des règlements établis par cette loi. De même, ils doivent suivre des étapes d’authentification très sévères. Pour cela, les intéressés doivent avoir des équipements fiables, en occurrence, un ordinateur, une tablette, un smartphone ainsi qu’une bonne connexion internet. S’opérant à 100 % via la toile, la procédure ne demande ni logiciel, ni lecteur carte, ni clé USB.
Comment être certain que la signature électronique s’est bien déroulée ?
Lorsqu’un document est signé électroniquement, un dossier de preuves, aussi appelé un audit trail, est réalisé. Ce dernier renferme des informations qui ont mené au bon déroulement du procédé. Ceci dit, celui-ci doit renfermer des renseignements comme : la date de création de la procédure et son envoi, le nom de la procédure et l’identification de la procédure.